5 façons d’éviter les effondrements technologiques

Obtenez des conseils pour empêcher les problèmes techniques de faire dérailler les réunions.

Le succès d’une réunion peut dépendre en grande partie de la fiabilité des outils technologiques que vous utilisez. Un peu de préparation supplémentaire peut faire la différence entre une expérience transparente et une catastrophe à part entière.

Essayez ces cinq conseils pour éviter que des problèmes techniques ne fassent dérailler votre programme:

1. Testez soigneusement l’équipement.

Cela peut sembler évident. Pourtant, le hoquet peut résulter de l’exécution trop rapide de ce processus ou de l’hypothèse que certaines nécessités seront en place. En plus de vérifier la technologie dont vous aurez besoin, assurez-vous que les câbles sont disponibles et que les prises de courant fonctionnent. Testez les microphones et les caméras informatiques pour garantir une bonne qualité sonore et vidéo.

2. Partagez les présentations à l’avance.

Cette étape peut aider à garder les choses sur la bonne voie si votre technologie échoue, et elle peut encourager une discussion plus fructueuse. Dans votre test d’ordinateurs et de projecteurs, faites très attention au rendu des présentations – ce qui est beau sur votre écran peut être différent sur un autre appareil. Habituellement, une grande police simple et une illustration de rechange fonctionnent généralement mieux. 

3. Fournissez les instructions de connexion.

Vérifiez les numéros d’appel et donnez aux participants des instructions plus détaillées que vous ne le pensez. S’ils ont besoin d’un code d’accès pour participer à une réunion, assurez-vous de le préciser. Si vous utilisez un outil de conférence virtuelle comme WebEx ou GoToMeeting, encouragez les participants à tester le service au préalable. Vous pouvez même envoyer des instructions étape par étape pour rejoindre un appel, car le manque de familiarité avec ces outils peut entraîner des retards de connexion.

4. Ayez de l’aide à portée de main.

Conservez les numéros de téléphone de toute personne qui pourrait offrir une assistance technique si vous rencontrez des problèmes. Cela peut réduire le stress et gagner du temps en cas de panne d’un équipement. Sachez qui est la meilleure personne pour aider avec certains types de technologie et qui peut dépanner une connexion Web inégale. 

5. Concevez un plan de sauvegarde.

La préparation de quelques mesures d’urgence peut aider à éviter les problèmes, surtout si vous parlez avec un client ou un partenaire important. Si votre réunion est basée sur le Web, envisagez de désigner quelqu’un comme hôte de sauvegarde qui pourrait diriger la discussion en cas de panne de l’ordinateur de l’hôte. Si vous n’êtes pas sûr de la qualité de votre connexion Internet, pensez à utiliser un câble Ethernet, car il est généralement plus fiable que le Wi-Fi. Si vous avez besoin d’une ligne de conférence, ayez un autre numéro à disposition si la connexion échoue. Prenez note de tout élément clé qui pourrait mal tourner, afin que vous puissiez planifier de les contourner.