5 طرق لتجنب الانهيارات التكنولوجية

يمكن أن يتوقف نجاح الاجتماع في جزء كبير منه على موثوقية الأدوات التقنية التي تستخدمها. القليل من التحضير الإضافي يمكن أن يُحدث فرقًا بين تجربة سلسة وكارثة كاملة.

جرب هذه النصائح الخمس لمنع المشاكل التقنية من إفساد جدول أعمالك:

1. اختبار المعدات بدقة.
قد يبدو هذا واضحًا. ومع ذلك ، يمكن أن تنتج الفواق عن تشغيل هذه العملية بسرعة كبيرة أو افتراض أن بعض الضروريات ستكون في مكانها الصحيح. بالإضافة إلى التحقق من التقنية التي ستحتاج إليها ، تأكد من توفر الكابلات وعمل منافذ الطاقة. اختبر ميكروفونات الكمبيوتر والكاميرات لضمان جودة صوت وفيديو جيدة. 

2. مشاركة العروض التقديمية مقدمًا. 
يمكن أن يساعد اتخاذ هذه الخطوة في إبقاء الأمور على المسار الصحيح في حالة تعثر التكنولوجيا لديك ، ويمكن أن يشجع على مناقشة أكثر فائدة. أثناء التشغيل التجريبي لأجهزة الكمبيوتر وأجهزة العرض ، انتبه جيدًا لكيفية عرض العروض التقديمية – فقد يبدو المظهر الجميل على شاشتك مختلفًا على جهاز آخر. عادةً ما يعمل الخط الكبير والبسيط والتوضيح الإضافي بشكل أفضل. 

3. توفير تعليمات الاتصال.
تحقق جيدًا من أرقام الاتصال ، وقدم للحاضرين تعليمات أكثر تفصيلاً مما تعتقد أنه مطلوب. إذا احتاجوا إلى رمز دخول للدخول إلى اجتماع ، فتأكد من توضيح ذلك. إذا كنت تستخدم أداة مؤتمرات افتراضيةn، فشجع المشاركين على اختبار الخدمة مسبقًا. يمكنك أيضًا إرسال إرشادات خطوة بخطوة للانضمام إلى مكالمة ، نظرًا لأن عدم الإلمام بهذه الأدوات يمكن أن يؤدي إلى تأخير تسجيل الدخول.

4. احصل على مساعدة على استعداد.
احتفظ بأرقام هواتف أي شخص يمكنه تقديم الدعم الفني إذا واجهتك مشكلة. هذا يمكن أن يخفف من التوتر ويوفر الوقت في حالة تعطل إحدى المعدات. تعرف على أفضل شخص للمساعدة في أنواع معينة من التكنولوجيا ومن يمكنه استكشاف أخطاء اتصال الويب المتقطع وإصلاحها. 

5. ضع خطة احتياطية.
يمكن أن يساعد إعداد بعض إجراءات الطوارئ في تجنب المشكلات – خاصة إذا كنت تتحدث مع عميل أو شريك مهم. إذا كان اجتماعك مستندًا إلى الويب ، ففكر في تعيين شخص ما كمضيف احتياطي يمكنه قيادة المناقشة في حالة تعطل كمبيوتر المضيف. إذا لم تكن متأكدًا من جودة اتصالك بالإنترنت ، ففكر في استخدام كبل Ethernet ، لأن هذا عادةً ما يكون أكثر موثوقية من Wi-Fi. إذا كنت بحاجة إلى خط مؤتمر ، فاحصل على رقم بديل جاهز في حالة تعطل الاتصال. دوِّن ملاحظات حول أي أمور أساسية يمكن أن تسوء ، حتى تتمكن من التخطيط لحلها.